5 เทคนิคการบริหารเวลาสำหรับนายหน้าอสังหาฯ ที่งานยุ่งมากๆ

ในฐานะนายหน้าอสังหาริมทรัพย์ คุณต้องรับมือกับภาระงานมากมายในแต่ละวัน ไม่ว่าจะเป็นการติดต่อลูกค้า จัดการเอกสาร พาชมทรัพย์ หรือเจรจาต่อรองการขาย ซึ่งหากไม่มีการบริหารเวลาที่ดีพอ คุณอาจรู้สึกว่าเวลาในแต่ละวันไม่เคยเพียงพอ แถมยังอาจพลาดโอกาสทางธุรกิจสำคัญๆ ไปอีกด้วย แต่คุณไม่ต้องกังวลไป เพราะวันนี้เราจะมาแนะนำ 5 เทคนิคบริหารเวลาที่จะช่วยให้คุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

1. ใช้เทคนิค Time Blocking

Time Blocking คือการจัดสรรกรอบเวลาในแต่ละช่วงของวันสำหรับแต่ละประเภทงาน เช่น

• 9:00-11:00 น. สำหรับตอบอีเมลและโทรศัพท์ติดต่อลูกค้า
• 13:00-15:00 น. พาลูกค้าไปชมทรัพย์
• 15:00-17:00 น. จัดทำเอกสารและสรุปงาน

วิธีนี้จะช่วยให้คุณมีสมาธิจดจ่อกับงานแต่ละประเภท และหลีกเลี่ยงการถูกรบกวนด้วยงานอื่นๆ ระหว่างทาง ซึ่งจะทำให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น

2. จัดลำดับความสำคัญด้วยหลัก Eisenhower Matrix

หลัก Eisenhower Matrix คือการแบ่งงานออกเป็น 4 หมวด ได้แก่
1) ด่วนและสำคัญ (ทำทันที)
2) สำคัญแต่ไม่ด่วน (วางแผน)
3) ด่วนแต่ไม่สำคัญ (มอบหมาย)
4) ไม่ด่วนและไม่สำคัญ (ตัดทิ้ง)

วิธีนี้จะช่วยให้คุณจัดลำดับความสำคัญของงานได้อย่างชัดเจน เพื่อไม่ให้เสียเวลากับงานที่ไม่จำเป็นหรือเร่งด่วน

3. ใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วยในการทำงาน

ในยุคปัจจุบัน เรามีเครื่องมือและแอพพลิเคชันมากมายที่จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้ เช่น

• ใช้ CRM ในการจัดการฐานข้อมูลลูกค้า ติดตามดีลต่างๆ และตั้งเตือนงานสำคัญ
• ใช้ Chatbot ในเว็บไซต์เพื่อตอบคำถามเบื้องต้นให้กับลูกค้า 24 ชั่วโมง
• ใช้ Google Calendar หรือ Microsoft Outlook เพื่อจัดตารางนัดหมายและแจ้งเตือนตัวเอง

นอกจากจะช่วยประหยัดเวลา เทคโนโลยีเหล่านี้ยังช่วยลดความผิดพลาดจากการทำงานแบบ Manual อีกด้วย

4. สร้างระบบและขั้นตอนการทำงานที่ชัดเจน

การมีระบบและขั้นตอนการทำงานที่เป็นมาตรฐาน จะทำให้คุณไม่ต้องเสียเวลาคิดหรือตัดสินใจกับเรื่องเดิมซ้ำๆ ในทุกครั้ง ตัวอย่างเช่น

• สร้าง Checklist เพื่อตรวจสอบเอกสารที่จำเป็นในการปิดการขาย
• สร้างเทมเพลตอีเมลสำหรับใช้ติดต่อลูกค้า เพื่อลดเวลาในการเขียนข้อความใหม่
• กำหนดวันและเวลาสำหรับการประชุมทีมประจำสัปดาห์ เพื่อ Sync งานและแก้ปัญหาต่างๆ

ระบบเหล่านี้จะช่วยให้การทำงานเป็นไปอย่างอัตโนมัติ ลดความสับสน และไม่มีอะไรตกหล่นระหว่างทาง

5. ฝึกทักษะการ “ปฏิเสธ” อย่างสร้างสรรค์

บ่อยครั้งที่เราไม่สามารถทำงานได้ตามแผนที่วางไว้ เพราะเรามักรับงานนอกเหนือจากแผนเข้ามาเสมอ ซึ่งอาจทำให้เราต้องเลื่อนงานสำคัญอื่นๆ ออกไป แต่คุณสามารถฝึกการปฏิเสธได้อย่างสร้างสรรค์ ด้วยประโยคง่ายๆ อย่างเช่น

“ตอนนี้ผมกำลังดำเนินการปิดดีลสำคัญ A อยู่ครับ ซึ่งต้องเสร็จภายในวันนี้ แต่ผมยินดีช่วยคุณได้เต็มที่ในวันพรุ่งนี้ ตอนบ่ายโมงครับ”

การชี้แจงเหตุผลและเสนอตัวเลือกแก้ไขอย่างมีประสิทธิภาพ จะช่วยให้คุณปฏิเสธงานที่ไม่จำเป็นลงได้โดยไม่ทำให้ใครเสียความรู้สึก

การบริหารเวลาให้ได้ดีนั้นไม่ใช่เรื่องง่าย โดยเฉพาะสำหรับนายหน้าอสังหาฯ ที่ต้องรับมือกับงานหลากหลายประเภทในแต่ละวัน แต่ด้วย 5 เทคนิคที่เรากล่าวมาในบทความนี้ ไม่ว่าจะเป็น Time Blocking, Eisenhower Matrix, การใช้เทคโนโลยี การสร้างระบบ และการฝึกทักษะปฏิเสธอย่างสร้างสรรค์ เราเชื่อว่าคุณจะสามารถจัดสรรเวลาในแต่ละวันได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นอย่างแน่นอน

ขอให้คุณนำเทคนิคเหล่านี้ไปปรับใช้ในชีวิตประจำวัน และเริ่มเห็นการเปลี่ยนแปลงในเชิงบวกในการทำงานและการใช้ชีวิตของคุณเองนะคะ สุดท้ายนี้ ขอให้นายหน้าทุกท่านโชคดี ปิดการขายได้ตามเป้าหมายที่ตั้งใจไว้ทุกคนค่ะ!